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Personen deaktivieren und löschen – so geht es im Kundenportal
· 2 Min. Lesezeit
Verlässt jemand euer Unternehmen oder wurde versehentlich doppelt angelegt, kümmerst du dich im Kundenportal darum. Dort deaktivierst du Personen, aktivierst sie wieder oder löschst sie, für die Urlaubsverwaltung und die Zeiterfassung auf einmal.
Seit Version 6.18.0 bietet die Urlaubsverwaltung das Deaktivieren und Löschen nicht mehr selbst an, sondern verweist an dieser Stelle auf das Kundenportal (siehe Urlaubsverwaltung 6.16.0 bis 6.19.0). So passiert beides an einem Ort und wirkt in beiden Anwendungen gleich.
Deaktivieren oder löschen?
| Deaktivieren | Löschen | |
|---|---|---|
| Anmelden in Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung | nicht mehr möglich | nicht mehr möglich |
| Daten der Person | bleiben erhalten | werden vollständig gelöscht |
| Zählt zu den aktiven Personen im Abonnement | nein | nein |
| Rückgängig machen | ja, mit "Person aktivieren" | nein |
Im Zweifel deaktivierst du die Person. Ihre Abwesenheiten, Krankmeldungen und Zeiten bleiben dann für Auswertungen und Nachweise erhalten, und du kannst sie jederzeit wieder aktivieren.
So deaktivierst du eine Person
- Öffne im Kundenportal "Mitarbeitende verwalten" und klicke auf den Namen der Person.
- Klicke im Gefahrenbereich unter "Deaktivieren" auf "Person deaktivieren".
- Gib zur Bestätigung den vollständigen Namen der Person ein, so wie er angezeigt wird, und achte auf Groß- und Kleinschreibung. Hat die Person keinen Namen, gibst du ihre E-Mail-Adresse ein.
- Klicke auf "Ja, … deaktivieren".
Nach wenigen Augenblicken übernehmen die Urlaubsverwaltung und die Zeiterfassung die Deaktivierung. In der Urlaubsverwaltung hat die Person dann den Status Inaktiv und keine Berechtigungen mehr. Im Kundenportal findest du sie unter "deaktivierte oder gelöschte Personen".
So aktivierst du eine Person wieder
Brauchst du die Person wieder, öffnest du sie unter "deaktivierte oder gelöschte Personen" und klickst im Bereich "Wieder aktivieren" auf "Person aktivieren". Eine Bestätigung ist nicht nötig.
Die Person findet ihre Daten unverändert vor. In der Urlaubsverwaltung hat sie danach nur die Berechtigung Benutzer, weitere Berechtigungen wie Office oder Abteilungsleiter vergibst du dort neu. In der Zeiterfassung behält sie ihre Berechtigungen.
So löschst du eine Person
- Öffne im Kundenportal "Mitarbeitende verwalten" und klicke auf den Namen der Person.
- Klicke im Gefahrenbereich unter "Löschen" auf "Person löschen".
- Gib wie beim Deaktivieren den vollständigen Namen oder die E-Mail-Adresse ein.
- Klicke auf "Ja, … löschen".
Die Person wird mit all ihren Daten gelöscht, in der Urlaubsverwaltung und in der Zeiterfassung. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Darauf solltest du achten
- Die letzte Person mit der Berechtigung Office: Vergib die Berechtigung vorher in der Urlaubsverwaltung an eine andere Person. Sonst kann niemand mehr die Einstellungen und die Daten aller Mitarbeitenden verwalten.
- Dich selbst kannst du weder deaktivieren noch löschen.
- Wurde die Änderung nicht übernommen, siehst du bei den Details der Person einen Hinweis. Versuche es später noch einmal oder schreib uns eine E-Mail.
Alle Details findest du in der Hilfe zu Mitarbeitenden im Kundenportal.