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Urlaubssperren – Zeiträume festlegen, in denen kein Urlaub beantragt werden kann
· 2 Min. Lesezeit
Inventur, Jahresabschluss, Messe oder Hauptsaison: In vielen Unternehmen gibt es Zeiten, in denen alle gebraucht werden. Bisher musste man das per Rundmail ankündigen und Anträge, die trotzdem kamen, einzeln ablehnen. Mit den neuen Urlaubssperren legst du solche Zeiträume direkt in der Urlaubsverwaltung fest.
Was ist eine Urlaubssperre?
Eine Urlaubssperre ist ein Zeitraum, in dem Mitarbeitende keinen Urlaub für sich selbst beantragen können. Office und Chefs legen Urlaubssperren unter "Unternehmen > Urlaubssperren" an – mit einem Titel, einem Beginn und einem Ende.
Dabei bestimmst du, für wen und wofür die Urlaubssperre gilt:
- Für wen? Für das ganze Unternehmen oder nur für ausgewählte Abteilungen. Eine unternehmensweite Urlaubssperre gilt auch für Abteilungen, die später dazukommen.
- Wofür? Für alle Abwesenheitsarten oder nur für ausgewählte, zum Beispiel nur für Erholungsurlaub. Sonderurlaub oder Überstundenabbau bleiben dann weiterhin möglich.
Schon beim Anlegen zeigt das Formular, welche Personen von der Urlaubssperre betroffen sind und welche genehmigten oder wartenden Anträge bereits im Zeitraum liegen.
Was ändert sich für Mitarbeitende?
Gesperrte Tage sind überall dort markiert, wo Mitarbeitende Abwesenheiten planen: in der Datumsauswahl beim Beantragen, im Kalender auf der persönlichen Übersichtsseite und in der Abwesenheitsübersicht. Fährt man mit der Maus über einen gesperrten Tag, erscheint der Titel der Urlaubssperre.
Fällt ein Antrag dennoch in eine Urlaubssperre, nimmt die Urlaubsverwaltung ihn nicht an. Die Fehlermeldung nennt die Urlaubssperre und verweist an eine Person, die den Urlaub stattdessen eintragen darf.
Ausnahmen bleiben möglich
Eine Urlaubssperre verhindert nur, dass Mitarbeitende Urlaub für sich selbst beantragen. Wer Abwesenheiten für andere eintragen darf – Office sowie Chefs, Abteilungsleiter und Freigabe-Verantwortliche mit der Berechtigung "Pflege von Abwesenheiten" –, kann das auch während einer Urlaubssperre tun. So lassen sich begründete Ausnahmen weiterhin abbilden, ohne die Urlaubssperre aufheben zu müssen.
Bestehende Anträge bleiben unangetastet
Eine neue Urlaubssperre wirkt nur auf neue Anträge. Bereits beantragter oder genehmigter Urlaub bleibt bestehen: Nichts wird storniert oder abgelehnt, und es werden keine E-Mails verschickt. Das Formular listet diese Anträge auf, damit du bei Bedarf mit den betroffenen Personen sprechen kannst.
Mehr erfahren
Wie du Urlaubssperren anlegst und was dabei zu beachten ist, beschreibt unser Hilfe-Artikel zu Urlaubssperren.
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