Urlaubssperren in focus:shift

Mit einer Urlaubssperre legst du Zeiträume fest, in denen Mitarbeitende keinen Urlaub für sich selbst beantragen können – zum Beispiel während der Inventur, zum Jahresabschluss oder in der Hauptsaison. Eine Urlaubssperre kann für das ganze Unternehmen oder nur für einzelne Abteilungen gelten und alle oder nur ausgewählte Abwesenheitsarten sperren.

Wer kann Urlaubssperren anlegen?

Urlaubssperren können Personen mit der Berechtigung Office oder Chef unter dem Menüpunkt "Unternehmen > Urlaubssperren" anlegen, bearbeiten und löschen. Nur sie sehen die Liste der Urlaubssperren.

Wie lege ich eine Urlaubssperre an?

Unter "Unternehmen > Urlaubssperren" öffnet "Neue Urlaubssperre" das Formular. Dort gibst du einen Titel sowie Beginn und Ende an. Der Titel ist Pflicht, denn er wird den Mitarbeitenden später im Kalender und in der Fehlermeldung angezeigt.

Anschließend legst du den Geltungsbereich fest:

• Für wen gilt die Urlaubssperre? "Ganzes Unternehmen" ist vorausgewählt und gilt für alle Personen – auch in Abteilungen, die später dazukommen. Mit "Ausgewählte Abteilungen" gilt die Urlaubssperre nur für die Mitglieder der Abteilungen, die du auswählst.
• Was darf nicht beantragt werden? "Alle Abwesenheitsarten" ist vorausgewählt und umfasst auch Abwesenheitsarten, die später angelegt werden. Mit "Ausgewählte Abwesenheitsarten" sperrst du zum Beispiel nur den Erholungsurlaub und lässt Sonderurlaub oder Überstundenabbau weiterhin zu.

Eine Urlaubssperre gilt immer für ganze Tage, Wochenenden und Feiertage eingeschlossen. Halbe Tage lassen sich nicht sperren.

Wen betrifft eine Urlaubssperre?

Im Formular zeigt der Abschnitt "Auswirkung", wer im gewählten Zeitraum welche Abwesenheiten nicht mehr selbst beantragen kann, zum Beispiel "12 Personen aus Vertrieb können vom 01.12.2026 bis 31.12.2026 „Erholungsurlaub“ nicht selbst beantragen." Darunter sind die betroffenen Personen aufgelistet.

Was passiert mit Urlaub, der bereits beantragt oder genehmigt ist?

Nichts. Liegen genehmigte oder wartende Anträge bereits im Zeitraum der Urlaubssperre, listet das Formular sie auf. Diese Anträge bleiben bestehen: Sie werden weder storniert noch abgelehnt, und es werden keine E-Mails verschickt. Ob ein bereits genehmigter Urlaub verschoben werden soll, klärst du direkt mit den betroffenen Personen.

Was sehen Mitarbeitende von einer Urlaubssperre?

Gesperrte Tage sind markiert in

• der Datumsauswahl beim Beantragen einer Abwesenheit,
• dem Kalender auf der persönlichen Übersichtsseite und
• der Abwesenheitsübersicht, dort mit dem Eintrag "Urlaubssperre" in der Legende.

Fährt man mit der Maus über einen gesperrten Tag, erscheint der Titel der Urlaubssperre, zum Beispiel "Urlaubssperre: Inventur". Gilt die Urlaubssperre nur für bestimmte Abwesenheitsarten, stehen diese in Klammern dahinter, zum Beispiel "Urlaubssperre: Inventur (Erholungsurlaub)". Ist ein Tag zugleich Feiertag, wird er als Feiertag dargestellt.

Beantragt eine Person für sich selbst eine Abwesenheit, die in eine Urlaubssperre fällt, wird der Antrag nicht angenommen. Die Fehlermeldung nennt die Urlaubssperre und verweist an eine Person, die den Urlaub stattdessen eintragen darf. Dasselbe gilt, wenn ein bestehender Antrag so geändert wird, dass er in eine Urlaubssperre fällt.

Kann trotz Urlaubssperre Urlaub eingetragen werden?

Ja. Eine Urlaubssperre verhindert nur, dass Mitarbeitende Urlaub für sich selbst beantragen. Wer Abwesenheiten für andere eintragen darf, kann das auch während einer Urlaubssperre tun:

• Office für alle Mitarbeitenden,
• Chefs mit der Berechtigung "Pflege von Abwesenheiten" für alle Mitarbeitenden,
• Abteilungsleiter und Freigabe-Verantwortliche mit der Berechtigung "Pflege von Abwesenheiten" für die Mitglieder ihrer Abteilungen.

Für den eigenen Urlaub gilt die Urlaubssperre auch für Office und Chefs. Krankmeldungen sind von Urlaubssperren nicht betroffen.

Kann ich eine Urlaubssperre nachträglich ändern oder löschen?

Ja, Urlaubssperren lassen sich jederzeit über die Liste unter "Unternehmen > Urlaubssperren" bearbeiten oder löschen, auch wenn sie bereits begonnen haben. Gelöschte Urlaubssperren lassen sich nicht wiederherstellen.

Die Liste zeigt aktuelle und kommende Urlaubssperren. Vergangene Urlaubssperren findest du über "Vergangene Urlaubssperren anzeigen".

Was passiert, wenn eine Abteilung gelöscht wird?

Die Abteilung wird aus allen Urlaubssperren entfernt. Bleibt eine Urlaubssperre dadurch ohne Abteilung, gilt sie für niemanden. In der Liste ist sie mit "Keine Abteilung mehr zugeordnet – gilt für niemanden" gekennzeichnet. Sie wird dabei nicht automatisch unternehmensweit.

Neuigkeiten zu diesem Thema

• Urlaubsverwaltung 6.20.0 – Urlaubssperren und ein übersichtlicherer Kalender (8. November 2026)
• Urlaubssperren – Zeiträume festlegen, in denen kein Urlaub beantragt werden kann (7. November 2026)