E-Mail Benachrichtigungen in focus:shift

Um auf dem Laufenden zu bleiben und die Prozesse zu beschleunigen, werden Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail versendet. Das sind zum einen Ereignisse, die eine Aktion benötigen, z. B. ein Antrag, der genehmigt werden muss, und zum anderen Informationen, z. B. über die Abwesenheiten, Krankmeldungen oder Überstunden von Kolleg:innen.

Wie kann ich den E-Mail-Versand für mich oder einer anderen Person aktivieren oder deaktivieren?

Als Benutzer kann ich jederzeit meine eigenen Benachrichtigungen bzw. mit der Berechtigung Office die einer anderen Person anpassen. Diese Einstellung ist für sich selbst über das Avatar-Menü bzw. für anderen Personen über das Konto der Person möglich.

Benachrichtigungen können pro Person aktiviert bzw. deaktiviert werden. Hier bleibt es ganz der Person überlassen, welche Nachrichten diese per E-Mail erhalten möchte. Mit "Alle E-Mail Benachrichtigungen aktivieren / deaktivieren" lassen sich alle Benachrichtigungen auf einmal umschalten.

Die Benachrichtigungen sind auf zwei Tabs aufgeteilt:

• Persönlich: Benachrichtigungen zu den eigenen Abwesenheiten, Krankmeldungen und Überstunden, z. B. Einreichungen und Änderungen, Vertretungen oder Erinnerungen an bevorstehende Abwesenheiten.
• Abteilungen: Benachrichtigungen zu den Abwesenheiten, Krankmeldungen und Überstunden der Kolleg:innen, für die man zuständig ist, z. B. Einreichungen, Genehmigungen, Stornierungen oder die Erinnerung für wartende zu genehmigende Abwesenheiten. Bei den Krankmeldungen gehören dazu auch eingereichte Verlängerungen und stornierte Krankmeldungen. Personen mit der Berechtigung Office bzw. Chef können mit "nur meine Abteilungen" festlegen, ob sie diese Benachrichtigungen nur für ihre Abteilungen oder für das gesamte Unternehmen erhalten.

Bestimmte Benachrichtigungen können nur mit einer bestimmten Berechtigung aktiviert werden. Zum Beispiel wird die Benachrichtigung "Neue Person", dass eine neue Person zur Urlaubsverwaltung hinzugefügt wurde, nur Personen mit der Berechtigung Office bzw. Chef angezeigt. Personen mit der Berechtigung Office können außerdem unter "Urlaubsanspruch" die Benachrichtigung "Resturlaub von Personen" aktivieren. Damit erhalten sie zum Jahreswechsel den mitgenommenen Resturlaub und nach dem Verfallsdatum den verfallenen Resturlaub aller Personen, jeweils mit einer Aufstellung als CSV-Datei.

Welche Benachrichtigungen gibt es in der Urlaubsverwaltung, die ich derzeit noch nicht deaktivieren kann?

Bei folgenden Ereignissen werden Benachrichtigungen an die betreffenden Personen versendet, die sich nicht deaktivieren lassen:

• Erinnerung an einen offenen Antrag, die die antragstellende Person selbst an die zuständigen Personen verschickt
• Weiterleitung eines Antrags an eine andere zuständige Person
• Erinnerung an das Ende der Lohnfortzahlung
• Informationen zum vorhandenen Resturlaub bei Jahreswechsel an die Person selbst
• Erinnerung an noch nicht genommenen Urlaub im laufenden Jahr, Erinnerung an bald verfallenden Resturlaub und Information über verfallenen Resturlaub an die Person selbst
• Information über erweiterte Berechtigungen an die betroffene Person

Die automatische Erinnerung an wartende Anträge erhalten nur Personen mit der Berechtigung Chef, Abteilungsleiter oder Freigabe-Verantwortlicher. Sie können die Erinnerung in ihren Benachrichtigungen im Tab "Abteilungen" unter "Erinnerung für wartende zu genehmigende Abwesenheiten" deaktivieren. Personen, die nur die Berechtigung Office haben, sehen diese Benachrichtigung nicht. Sie können die automatische Erinnerung aber unter "Einstellungen > Abwesenheiten" mit "Automatische Erinnerung für wartende zu genehmigende Abwesenheiten" für alle aktivieren oder deaktivieren.